terça-feira, 5 de janeiro de 2010

A sina dos planos de ação

Tudo o que existe em uma empresa é trabalho, método e resultados. Quando um empreendedor funda uma organização, ele trabalha e mede os resultados. O método é ELE. Ele assina todos os cheques, ele vende, cobra, paga, produz e entrega. Quando cresce e incorpora outras pessoas, ele precisa de método. Administração de empresas é o estudo do método que visa transformar trabalho em resultados.

O trabalho deve ser organizado em processos, detalhado em procedimentos e deve ser melhorado através de investimentos oriundos de projetos. Os resultados devem ser medidos através de indicadores.

O método é simples assim e tem uma premissa muito importante: TUDO, ABSOLUTAMENTE TUDO em uma empresa deve ter um PLANO DE AÇÃO. Um procedimento, um mapa de processo e um projeto são planos de ação. Procedimentos são planos de ação para a ROTINA e projetos são planos para a MELHORIA.

Conceitos simples e bem fáceis, aparentemente. Porém, a prática é muito diferente. Profissionais em todos os níveis resistem a fazer um plano de ação. Usar os 5 W – 2 H (o que será feito, como será feito, quem fará, quando fará, por que fará, onde fará e quanto custa fazer) e medir o resultado parece óbvio, mas raramente é praticado.

Alguns alegam que estão executando as ações na prática e que não há necessidade do “papel”, outros dizem que é burocracia ou que tudo muda muito rápido e o “papel” se desatualiza com rapidez. Só bobagem! Papel não é burocracia, burocracia é LENTIDÃO.

Quando as ações não são escritas utilizando-se os 5 W – 2 H, elas são mal pensadas, detalhes importantes são esquecidos e o gerenciamento do plano é precário.

Do planejamento estratégico a uma simples reunião, tudo deve terminar em um plano de ação. Planos podem ser extremamente complexos (a construção de uma fábrica) ou muito simples. Podemos utilizar ferramentas avançadas de projetos (softwares etc.) ou uma simples agenda, mas nossas ações sempre deverão estar escritas. Escrever significa pensar e estabelecer comunicação clara com o mundo.

Sou convidado com freqüência para palestras em empresas. Sempre saliento para os organizadores que se a palestra ou um curso, seja lá o que for, não terminar em um plano de ação, a probabilidade de que o evento seja completamente desperdiçado é muito grande.

Uma amiga da minha filha, estudante de jornalismo, perguntou-me porque Woodstock não “deu em nada”. A resposta é simples: faltou, no final do festival, quem fizesse um plano de ação e o gerenciasse. Parece piada, mas é verdade. Ou acaba em plano de ação ou NÃO EXISTIU!

Autoria : Paulo Ricardo Mubarack / Mubarack Consulting

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