A maioria dos gestores não realiza uma obra e quando parte deixa, no máximo, algumas saudades. O nome da obra que todo gestor deve legar para seu substituto e para sua empresa chama-se processos.
O processo deve ser entendido como o trabalho organizado, dividido em etapas e em sequência lógica, com indicadores de desempenho acompanhados, como metas atingidas, com o menor custo possível e com pessoas absolutamente treinadas e motivadas.
Quando inicio meus treinamentos, normalmente projeto, como primeiro slide, o que deve estar contido NA PASTA.Que PASTA? Uso a PASTA para explicar de forma bem simples o que espero encontrar com qualquer gestor.
Imaginem uma PASTA de couro com os seguintes documentos:
1. Mapas de todos os processos gerenciados por este gestor.
2. Indicadores de desempenho, colocados em tabelas e em gráficos, com a situação atual e a meta, abertos mês a mês.
3. Descrição dos cargos daquela área.
4. Descrição dos perfis necessários para estes cargos.
5. Relação de todos os profissionais que trabalham na área e os cargos que ocupam.
6. Avaliação de desempenho de cada profissional, com os respectivos planos de desenvolvimento individual para completa aderência aos perfis.
7. Plano de treinamento de cada profissional.
8. Todos os manuais de treinamento.
9. Todas as instruções de trabalho.
10. Todas as especificações técnicas de produtos, de materiais e de serviços que a área gera ou utiliza.
11. Todo o acervo técnico com o qual a área trabalha (manuais técnicos, desenhos, livros etc.).
12. Legislação pertinente aos processos gerenciados.
13. Todos os registros gerados pela área.
14. Todos os relatórios e números com os quais a área trabalha.
15. Pontos de controle.
16. Listas de controle de documentos.
17. Checklists para auditoria nos próprios processos.
18. Relatórios de falhas (ou relatórios de não conformidades).
19. Diretrizes recebidas do planejamento estratégico.
20. Planos de ação de melhorias (projetos), com cronogramas físicos e financeiros.
21. Agenda, pautas e atas das reuniões gerenciais com a equipe e com superiores.
22. Controle do orçamento de custeio, com o plano de contas da área.
23. Controle do orçamento de investimentos.
24. Tratamento das falhas identificadas em auditorias. Se você considera esta PASTA uma utopia, eu considero UMA VERGONHA um gestor não tê-la e nem ter a noção de que precisa tê-la. Para construí-la o investimento é muito baixo.
O gestor precisa ter quase que apenas vontade de estudar e organizar seus processos. Alguns podem pensar que tal PASTA é frescura, papelada desnecessária ou outra infâmia qualquer. Estão redondamente enganados. São amadores os que assim pensam.
Profissionais de verdade são organizados e têm a PASTA como base para planejar, para executar, para checar, para auditar, para resolver problemas e para fazer melhorias consistentes.
Sem a PASTA, o pensamento é caótico, as ações são dispersas e o nível de gerenciamento é medíocre. Com a PASTA os bons resultados são muito mais prováveis do que sem ela. Quando o gestor partir, nos seus últimos dias, ele deveria treinar o seu substituto em tudo o que está na PASTA.
Ela aprisiona o conhecimento existente na empresa sobre os processos. Ela é a OBRA e o LEGADO de um gestor profissional. O resto é amadorismo barato e que destrói a rentabilidade das organizações.
Muitos gestores costumam me perguntar por onde começar. A resposta é simples: pela montagem da PASTA. Ao montá-la, o gestor precisará estudar seus processos, conhecer melhor seu trabalho e administrar de forma mais adequada seus recursos humanos.
Aprenderá sobre custos, sobre investimentos, sobre finanças e sobre contabilidade. Demonstrará para sua equipe o valor da organização. Será um exemplo e deixará um rastro de excelência quando partir. Acreditem: apenas uma seleta minoria entende o que aqui escrevo.
Fonte: Paulo Ricardo Mubarack