A ferramenta é o fluxograma e o modelo escolhido deve incluir informações sobre os cargos dos executores das tarefas, procedimentos requeridos, documentos complementares e registros gerados. Um processo é um conjunto de tarefas, logicamente encadeadas (podendo, portanto, ser representando através de um fluxograma) que tem um ou mais produtos, um ou mais clientes (externos ou internos) e um responsável.
Um ou mais indicadores de desempenho devem medir se os produtos (bens ou serviços) originados pelo processo atendem aos clientes em quesitos de qualidade intrínseca, custos, produtividade, prazo de entrega e segurança. Processos, portanto, representam os principais trabalhos que uma área faz.
Uma empresa, independentemente do porte ou do segmento onde atua, tem entre 50 a 80 processos. Nenhuma tarefa da empresa pode estar solta, elas sempre deverão estar vinculadas a processos. Vendas, exportação, compras, recrutamento e seleção, contas a pagar, pintura, injeção, manutenção, inspeções, controle de qualidade, avaliação de desempenho e treinamento são exemplos de processos que existem (ou que deveriam existir) em qualquer empresa, não importando se é uma fábrica ou uma prestadora de serviços, evidentemente com as devidas adaptações.
A maioria das empresas não tem seus processos mapeados e alguém pode estar se perguntando qual é o mal nisto. O problema é que TODOS os projetos, TODAS as ações de melhoria ou de solução de problemas, TODAS as ferramentas que uma companhia pensa em implantar, tais como softwares ou métodos de produtividade e TODAS OUTRAS INICIATIVAS QUAISQUER serão SEMPRE implantadas SOBRE OS PROCESSOS.
O pior é que muitos gestores desconhecem este fato e executam projetos de qualquer natureza que falham ao ignorar o processo. Iniciativas como implantar Kaizen, Lean Sigma, Seis Sigma, métodos diversos de planejamento estratégico, certificações em ISO 9001, 14001 etc., descrição de cargos e de perfis, avaliação de desempenho, softwares estilo SAP, benchmark, técnicas variadas de produtividade e investimentos em tecnologia fracassam porque desconsideram os processos sobre os quais irão atuar. Não se deve esquecer que um processo exige foco nos resultados, no conhecimento profundo de todas as atividades executadas e nas pessoas que nele trabalham.
O mapa do processo deve “amarrar” todas estas questões. O termo “mapa” é extremamente apropriado porque sua função é orientar o gestor no caminho que deve seguir para garantir e melhorar continuamente seus resultados. Tenho certeza de que a maioria dos gestores desconhece o poder da ABORDAGEM DE PROCESSOS.
Este termo quase solene pode ser traduzido como “não interessa o que você vai fazer no seu trabalho, oriente-se SEMPRE pelos seus mapas de processo”. Sem eles, uma empresa é quase um caos, o que invariavelmente arrebenta no CAIXA. Quando não tem seus processos mapeados, uma organização não é digna de ser chamada como tal e nem pode ser ao menos auditada.
Fonte: Paulo Ricardo Mubarack